Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Регистрируются ли в журнале письма полученные через эл почту

Ижевск Предложение по аренде оборудоваия Подготовить запрос коммерческого предложения Е. Ивановой Иванова На самом письме необходимо поставить отметку о поступлении. Входящий документ регистрируется в организации один раз — в день получения. Чтобы избежать двойной регистрации одного и того же письма например, сначала его прислали по факсу, а затем оригинал с курьером , отслеживайте исходящий номер отправителя.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Про регистрацию документов в электронном виде и факсов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.

Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.

Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования доставки , целостность упаковки если есть и полноту вложений.

Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта. Конверты упаковка прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы. Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе — лишь элемент делового этикета.

Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов. Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря.

Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации. Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.

Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря или службы ДОУ в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату. В любом случае с регистрацией или без таковой утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.

Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т. С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов.

Во многих компаниях факс — основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту. Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа прокуратуры, МВД, налоговой службы , поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы? Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.

В Федеральном законе от В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.

Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации. Такие документы регистрируют в общем порядке. Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации НК РФ и ряде ведомственных инструкций.

Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска — они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан.

Приведем пример:. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема.

На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату при необходимости — часы и минуты поступления и учетный номер.

В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.

Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.

Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления.

Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся. Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде используя Excel или СЭД.

В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал базу учета исходящих документов Пример 1.

Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, то есть письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения истечения срока хранения на почте? Если да, то какой документ регламентирует это? Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции Пример 2.

А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо. Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа. Возврат Адрес уточнен. Повторно направлено Зарегистрированную документацию вновь сортируют — на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру.

Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение. Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель или уполномоченное лицо накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов. Руководитель уполномоченное лицо может изложить поручение на документе или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот. Допускается оформление резолюции на отдельном листе обычно формата А5 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится Пример 3.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций. После рассмотрения руководителем или уполномоченным лицом документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму если это не было сделано автоматически в СЭД.

Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

Регистрируются ли в журнале письма полученные через эл почту

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании. Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде Word, Excel.

Регистрация входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Анжелика [email protected] Россия, Москва 1[] 26 мая , Оценок нет Вот есть документооборот. А как регистрировать письма, приходящие по электронной почте?

Многие крупные компании ежедневно сталкиваются с необходимостью обрабатывать огромные потоки входящих документов, большая часть из которых поступает по электронной почте и требует обязательной регистрации и регламентированного движения документа внутри организации. В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации.

Некоторые секреты входящих документов

.

.

Как регистрировать письма полученные по электронной почте

.

Вместе с тем электронная почта, как основной коммуникационный канал, постоянно письме;; письмо с вредоносным содержимым не регистрируется​.

.

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 5
  1. Алевтина

    Ситуація в країні практично однакова. Рішення суду ігнорують повністю,при скасованих постановах поліція подає неправдиву інформацію на виконавчу про не уплату штрафу. Відповідь завжди одна можете написати на нас скаргу,якою монітор жопу підітре

  2. Валерия

    Ну вот и как быть?

  3. Симон

    Стаття 15. Вищий орган управління кооперативу

  4. centfeddacal

    А если штрафы оплатить авансом на год в вперёд , какая скидка будет ?

  5. xoprelili

    Пфф, перед ремонтом обошел всех соседей (на каждом этаже есть маленькие дети и узнал кто и когда спит и просыпается включая детей, оставил номер квартиры и мобилы, сказал что если буду мешать, заходите или звоните, в итоге в течении 2-х месяцев кап. ремонта никто не жаловался, работали июнь-июль и в праздники и в выходные с 10 до 20.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.